كيفية كتابة شكوى

تعد الشكوى من المراسلات الرسمية التي تمتلك هيكلية خاصة بها، وتكتب ضمن تسلسل محدد، وتتم الشكوى من خلال رفع كتاب إلى الجهة المسؤولة يقوم فيها الشاكي بتقديم مشكلة قد واجهته ويطالب بضرورة إيجاد حل لها، وفي الكثير من الأحيان تكون الشكوى هدفاً لتوضيح شيء مثل سوء خدمات الشركة على سبيل المثال، أو الشكوى من شدة سوء فريق العمل، أو الاستفسار عن نتيجة موضوع غير منطقي، أو قانون غير واضح، وتعتبر الشكوى هي الأمر الوسيط بين المشتكى إليه والشاكي، ويتم تسليم الشكوى بشكل مباشر أو من خلال بريد العمل الخاص بالمشتكى إليه أو من خلال السكرتارية، وسنقدم أهم المعلومات التي تساعد في التعرف على كيفية كتابة شكوى خلال هذا المقال.

كيفية كتابة شكوى

• في الكثير من الأحيان ترفض الشكاوى نتيجة عدم الالتزام بالنسق الرسمي لها وبالترتيب كذلك، أو بسبب إطالة الكلام فيها، لذلك سنتعرض في هذا المقال كيفية كتابة الشكوى بكافة عناصرها بالخطوات التالية:
• التاريخ: يجب كتابة التاريخ في أعلى يمين الصفحة، ويعد هذا التاريخ هو تاريخ اليوم الذي تم تقديم الشكوى فيه.
• اسم المشتكي: ضرورة كتابة اسم الشخص المشتكى إليه بالإضافة إلى لقبه الرسمي مثل المحامي فلان، أو الأستاذ فلان، أو الدكتور فلان، كما يجب كتابة هذا الاسم أسفل تاريخ اليوم الذي تم تقديم الشكوى فيه.
• موضوع الشكوى: لا بد من كتابة موضوع الشكوى أسفل اسم المشتكي به في المنطقة الواقعة وسط الصفحة، ويعد موضوع الشكوى عبارة عن سطر، من الممكن القول بأنه عنوان للشكوى التي تم تقديمها، كما يجب أن يكون كل ذلك في سطر واحد كافي من أجل التعرف على موضوع الشكوى، فإن كان موضوع الشكوى قد كتب بشكل غير دقيق وكتب محتوى الشكوى بشكل صحيح من الممكن ألا ينظر في الشكوى، لأن العنوان هو الدليل لقراءة الشكوى.
• التحية: يجب أن تكون التحية على الجهة اليمين أسفل موضوع الشكوى مثل أن تقول تحية طيبة وبعد.
• تفصيل موضوع الشكوى: يكتب التفصيل من خلال البدء بطرح مسببات المشكلة إن كانت واضحة، كما لا بد من أن يكون الحديث واضح ومختصر، وألا يكون بإسهاب مفرط، بحيث لا يتمكن القارئ من تحديد المشكلة بالضبط.
• خاتمة الشكوى: تكتب خاتمة الشكوى عن الطريق التمني والتأمل مثل القول فإننا نحيطكم علماً بهذه المشكلة آملين منكم إيجاد حل لها، أو القول إننا نحيطكم أن هذه المشكلة تعد مشكلة حديثة وليست من سمة الشركة، وحلها هو المحافظة على السمعة التي تتصف بها الشركة.
• اسم مقدم الشكوى ورقم هاتفه أو عنوانه: يتم كتابة هذه المعلومات في الجهة اليسرى أسفل الصفحة.
• المرفقات: تكتب في الجهة اليمنى أسفل الصفحة.